Берем на себя системную работу с действующими арендаторами: контролируем договоры, пролонгации, индексацию, дебиторскую задолженность и коммерческие запросы, помогая собственнику сохранять арендный доход и снижать риск будущей вакансии.
Берем на себя работу с действующими арендаторами бизнес-центра.
Контролируем договоры, пролонгации, индексацию, дебиторскую задолженность и коммерческие запросы арендаторов. Заранее выявляем риски выхода и помогаем собственнику сохранять и развивать арендный доход объекта.
Russian Estate становится единым центром ответственности за коммерческую и договорную работу с действующими арендаторами.
После подписания договора работа с арендатором только начинается.
Сроки договоров, индексации, задолженность, запросы на изменение условий, расширение или сокращение площадей, пролонгации и потенциальные выходы напрямую влияют на финансовый результат бизнес-центра.
Мы объединяем эти процессы в единую систему управления.
По каждому арендатору фиксируются ключевые условия договора, контрольные даты, текущие задачи, история взаимодействия и потенциальные риски.
Собственник получает прозрачную картину по всему арендному портфелю и возможность принимать решения заранее — до возникновения вакансии или потери дохода.
Создаем и поддерживаем единую актуальную базу арендаторов: площади, ставки, OPEX, сроки договоров, индексации, обеспечительные платежи, арендные каникулы, особые условия и контакты лиц, принимающих решения.
Контролируем сроки и существенные условия договоров аренды, дополнительные соглашения, обеспечительные платежи и обязательства сторон. Сопровождаем подготовку и согласование необходимых договорных документов.
Контролируем сроки окончания договоров и заранее запускаем работу по каждому предстоящему событию. Ключевые контрольные точки формируются за 12, 9, 6 и 3 месяца до окончания договора в зависимости от арендатора и занимаемой площади.
Заранее выясняем планы арендатора, анализируем действующие условия, готовим предложение по продлению и проводим переговоры. Согласовываем коммерческие параметры с собственником и сопровождаем пролонгацию до оформления договоренностей.
Контролируем предусмотренные договорами даты и условия индексации, своевременность необходимых уведомлений и применение новых ставок.
Выступаем единым коммерческим окном для действующих арендаторов. Принимаем и систематизируем обращения, ведем коммуникацию, координируем вопросы с собственником и управляющей компанией и контролируем их решение.
Заранее выявляем арендаторов с риском выхода, непродления или сокращения занимаемой площади. Выясняем причины и готовим собственнику возможные сценарии удержания.
Работаем с изменением потребности арендаторов в площади. Анализируем возможность расширения или сохранения арендатора внутри объекта, предлагаем варианты релокации и сопровождаем изменение коммерческих условий.
Контролируем информацию о задолженности, ведем коммуникацию с арендаторами, фиксируем договоренности и сроки оплаты. При необходимости сопровождаем согласование графиков погашения и контролируем их исполнение.
Анализируем запросы арендаторов на скидки, арендные каникулы, изменение ставки, срока договора, площади и других коммерческих условий. Оцениваем финансовые последствия и готовим собственнику варианты решения.
Координируем договорную и административную часть передачи и возврата помещений, необходимые документы, акты и взаимодействие сторон.
Передаем технические и эксплуатационные обращения ответственным службам объекта и контролируем обратную связь. Russian Estate не заменяет техническую эксплуатацию, но обеспечивает, чтобы вопросы арендаторов не терялись между подразделениями.
Каждый договор аренды — это денежный поток со своим сроком, стоимостью и рисками.
Поэтому мы контролируем не только текущую работу с арендаторами, но и показатели, напрямую влияющие на доходность объекта:
· действующие арендные ставки
· сроки окончания договоров
· предстоящие пролонгации
· индексации
· дебиторскую задолженность
· потенциальные сокращения площадей
· арендаторов в зоне риска
· будущую вакансию
· возможности расширения арендаторов и увеличения дохода
Задача Russian Estate — выявлять коммерческие риски заранее и переводить их в конкретный план действий.
Единый центр ответственности. Одна команда координирует коммерческую и договорную работу с действующими арендаторами.
Актуальный Rent Roll. Вся ключевая информация по арендаторам и договорам собрана и постоянно актуализируется.
Контроль экспирации. Собственник заранее понимает, какие договоры, площади и объем арендного дохода требуют внимания в ближайшие 3, 6 и 12 месяцев.
Карту рисков. Выделяем арендаторов с потенциальным риском выхода, сокращения площади, непродления или возникновения платежных проблем.
Action Plan. По каждому значимому вопросу определяется конкретное действие, ответственный, срок и ожидаемый результат.
Регулярную управленческую отчетность. Собственник получает консолидированную картину состояния арендного портфеля без необходимости самостоятельно собирать информацию у разных подразделений.
· Occupancy / Vacancy — занятые и свободные площади.
· Rent Roll — актуальная структура арендного портфеля.
· Lease Expiry — договоры, заканчивающиеся в ближайшие 3, 6 и 12 месяцев.
· Renewal Pipeline — статус переговоров по пролонгациям.
· Индексации — предстоящие и реализованные изменения ставок.
· Дебиторская задолженность — текущая ситуация и статус работы по каждому случаю.
· Tenant Risk — арендаторы и площади в зоне риска.
· Коммерческие возможности — расширения, релокации и потенциальные источники дополнительного дохода.
· Action Plan — ключевые действия команды на следующий период.
Для объекта формируется команда под руководством ответственного аккаунт-директора.
· аккаунт-директор
· менеджер по работе с арендаторами
· договорной менеджер
· аналитик
· юрист и профильные специалисты по необходимости
Команда взаимодействует с собственником, управляющей компанией, бухгалтерией и другими службами объекта. При этом для собственника сохраняется единая точка ответственности за работу с действующими арендаторами.
· поиск новых арендаторов и брокеридж вакантных площадей
· эксклюзивный брокеридж бизнес-центра
· сложные пролонгации и переговоры с ключевыми арендаторами
· реструктуризацию крупных договоров аренды
· коммерческий аудит объекта
· аудит договоров аренды
· разработку стратегии повышения арендного дохода
· бюджетирование и прогнозирование арендного потока
· маркетинг и репозиционирование бизнес-центра
· внедрение CRM и автоматизацию управления арендаторами
· создание внутреннего отдела аренды собственника
Дополнительные задачи могут реализовываться как отдельный проект или с вознаграждением, привязанным к достигнутому коммерческому результату.
На первом этапе Russian Estate проводит анализ объекта, структуры арендаторов и действующих договоров.
· площадь и структуру бизнес-центра
· количество арендаторов
· Rent Roll
· сроки экспирации договоров
· действующие ставки и индексации
· дебиторскую задолженность
· текущие коммерческие риски
· существующие процессы взаимодействия с арендаторами
На основании анализа формируется модель управления объектом, состав команды, регламент взаимодействия, перечень KPI и формат отчетности.
Передайте текущую работу с арендаторами команде Russian Estate и получите единую систему контроля арендных отношений и коммерческих рисков объекта.
Оставьте заявку — мы проведем первичный анализ бизнес-центра и предложим оптимальную модель управления.
Наши менеджеры помогут принять взвешенное решение и подобрать подходящий объект.
